Tapausten nimikkeistön tyypit, niiden ominaisuudet ja tarkoitus

Tehokkaan työnkulun organisointi yrityksessä on mahdotonta ilman asianmukaisten edellytysten luomista. Yksi heistä tapausten nimikkeistö sähköisessä muodossa tai paperikantajille.Jos erikoislääkäri, jonka toiminta liittyy asiakirjoihin, kysy: "Määritä tapausten nimistötyypit" - hänen on selvästi sanottava heille. Tosiasia on, että tällaisten työntekijöiden on tiedettävä luokittelu, jotta he voivat navigoida nopeasti asiakirjojen joukossa.

Tapausten nimikkeistö: käsite, tyypit, sisältö, merkitys

Ennen kuin kuvaat luomisjärjestystä, on välttämätöntä ymmärtää terminologiaa. Tapausten nimikkeistön tyypit kehitetyt luokatvakiintunut muoto järjestelmällisiksi luetteloiksi yrityksen toiminnoissa muodostetuista asiakirjakompleksien nimistä varastointijaksoja osoittavalla tavalla. Ne ovat tarpeen, jotta etsitään tarvittavat toimet. Nimikkeistön laatu riippuu paperin kanssa työskentelyn nopeudesta. Luettelot käytetään jakamaan ja ryhmittämään toteutetut asiakirjat kansioihin, vahvistamaan indeksointia ja luomaan tallennusjaksoja. Ne tarjoavat viitetiedostojen luomisen ja toimivat kirjanpidon lähteenä. Käytännössä tällaisia tapausten nimikkeistöjen tyypit, tyypillinen, likimääräinen, yksilöllinen. Yrityksellä on velvollisuus kehittää luettelo itsenäisesti ottaen huomioon sen toiminnan erityispiirteet.

vaatimuksista

ottaen huomioon tapausten nimikkeistön tyypit, niiden ominaisuudet ja tarkoitus, normatiivisissa säädöksissä määritellään niiden kokoamisessa käytetyt säännöt. Listaa laatiessasi:

Noudata yhtenäisyyden lähestymistapoja organisaation kirjanpito, kuvaus, systematization, haku ja tallennus dokumentaatio.
Käytä indeksointia. Se tarjoaa muutosten, korjausten ja lisäysten sisällyttämisen luetteloiden asiaankuuluviin osioihin.
Tarkkaile indeksien vakautta.

Yleiset ominaisuudet

Harkitse lyhyesti nimittäminen ja tapausten nimistötyypit, mainittiin edellä.Yksittäisiä organisaatioita varten kehitetyt yksittäiset luettelot. Ne heijastavat päivittäisessä toiminnassaan käytettyjä dokumentteja. Yhdessä toimialaan kuuluvat yleensä samantyyppisiä toimia käyttävät yritykset. Niiden yhdistämistä ja ryhmittelyä käytetään tyypillisesti ja esimerkillisestie nimikkeistö. Jälkimmäisillä on suositusmerkki. malli nimikkeistön tyyppejä tapauksia vaaditaan. Ne muodostavat yleensä yhtenäisen indeksoinnin koko toimialan yrityksille (järjestelmälle). Vanhempainorganisaatioiden kokoama malli ja likimääräinen nimikkeistö. Ne toimivat perustana erityisten yritysten yksittäisten luetteloiden muodostamiselle. He puolestaan sopivat korkeiden rakenteiden kanssa. Tapausten nimikkeistön tyypit ja niiden suunnittelu suorittaa päteväasiantuntijoita. He ovat mukana tekemässä luetteloita ja järjestämällä heidän kanssaan työtä. Muodostetun nimikkeistön on oltava yhdenmukainen yrityksen viraston ja arkiston kanssa.

Tärkeä kohta

Tapausten nimikkeistö on oltava läsnä kussakinyritys, riippumatta tyypillisen tai likimääräisen luettelon olemassaolosta. Organisaatiolle konsolidoidun asiakirjan kehittäminen pidetään optimaalisena. Se sisältää kaikki tapausten nimikkeistöjen tyypit divisioonaan. Yhdistetty luettelo koordinoidaan vastaavan arkiston kanssa. Sen jälkeen, kun pää on hyväksytty, leikkausuutteet siirretään rakenteellisiin yksiköihin käytettäväksi työssä.

Keräämisen yksityiskohdat

Luetteloja kehittävien työntekijöiden kannalta on tärkeää tietää paitsi mitkä ovat tapausten nimikkeistön tyypit, mutta myös kokoonpano, asiakirjojen määrä,yrityksessä. Asiantuntijat käyttävät toiminnassaan säännöksiä järjestelyistä, nykyisistä ja viimeisen vuoden luetteloista säädöksistä, henkilöstötaulukkoista, luokittelijoista, luetteloista, viitetiedostoista jne. Nomenklatuuriluokan järjestelmä riippuu ensisijaisesti yrityksen rakenteesta. Merkittäviä ovat organisaation toiminnot. Tältä osin sekä sisäiset että johdon tehtävät voivat toimia luokkaluokkina.

Asiakirjatyypit

Tapausten nimikkeistön tulisi sisältää kaikki säädöksetmikä heijastaa yrityksen toimintaa. Julkisten yhdistysten käyttämät asiakirjat sisältyvät sen organisaation luetteloihin, joissa ne on luotu. Nimikkeistössä voi olla läsnä ja keskeneräinen liiketoiminta, joka tuli kolmannen osapuolen yritykseltä päätöksestä, viitetiedostoista. Ei sisälly julkaisuluetteloon. Näihin kuuluvat erityisesti päätöslausel- mien kokoelmat, tiedotteet, viitekirjat, abstraktit aikakauslehdet, esitteet, indeksit ja niin edelleen. Älä sisällynä nimikkeistöön aakkostoihin ja muihin apumateriaaleihin, jotka eivät vastaa organisaation pääsuuntia.

Yleinen järjestys

Nimenmäärittelyn teksti on muotoa luokituksen pääluokat ja osa-alueetjärjestelmään. Samanaikaisesti dokumenttikompleksien otsikot on merkitty Tarvittavat tiedot asiakirjoista kirjataan lausuntojen muodossa. Seuraavaksi niitä käytetään nimikkeistön luonnoksen muodostamiseen. Luettelo voi näyttää taulukolta. Esimerkiksi:

8 tyypin erityiskoulun nimikkeistö

numero	indeksi	ylätunniste	Yksiköiden määrä	Säilyvyys	Huom.
1	2	3	4	5	6
Osaston nimi

Nimikkeiden sanamuodon määrittely

Se toteutetaan vakiintuneiden sääntöjen mukaisesti. Niiden olisi erityisesti:

Yleisluonteisessa muodossa selkeästi heijastelevat tapauksen sisältöä, siihen asetettujen asiakirjojen koostumusta, lajia ja toiminnallista liitettä.
Sisällytä vaaditut kohteet selkeässä järjestyksessä:

Tyypin tai alatyypin nimi. Tämä voi olla kirjeenvaihto, päiväkirja, tilaukset, protokollat ja niin edelleen.
Organisaation / rakenneyksikön nimi. Määritä asiakirjan kehittäjän / kirjoittajan tiedot.
Yrityksen nimi, johon toimet on tarkoitus käsitellä tai josta ne on tarkoitus vastaanottaa.
Lyhyt kuvaus asiakirjoista.
Sen alueen nimi, jolla säädösten sisältö.
Aika (päivämäärä), johon asiakirjat liittyvät tapaukseen. Se sisältää myös tietoja kopioiden saatavuudesta.

Säädökset yhdellä numerolla

Määritettäessä tapausten otsikoita, joissajos tällaisia papereita ei ole kytketty toteutusjärjestykseen, käytetään sanaa "asiakirjat", ja lopussa (suluissa) mainitaan niiden päätyypit. Nämä voivat olla esimerkiksi raportteja, suunnitelmia jne. Sanamuoto voisi esimerkiksi olla: "Asiakirjat seminaarien johtamisesta yrityksen arkistotoiminnasta (luettelo suositetuista koulutus- ja metodologisista julkaisuista, luettelot)".

kirjeenvaihto

Niihin sisältyvien tapausten otsakkeisiin kuuluvat mmvastaava termi. Sana "kirjeenvaihto" ilmoittaa, mistä asiasta ja kenen kanssa sitä on tehty. Niiden tapausten otsikossa, joissa on homogeenisten kirjeenvaihtajien kirjeitä, heidän nimensä ei ole annettu. Sen sijaan ilmoita niiden yhteiset lajit. Esimerkiksi sanamuoto voisi olla "Vastaus organisaation haarojen kanssa vuosittaiseen raportointiin ja suunnitteluun". Jos kirjeissä on eri kirjeenvaihtajia, niitä ei myöskään luetella. Tässä tapauksessa sinun on määritettävä vain viestinnän kohde. Esimerkiksi: "Vastaus henkilöstön mukauttamiseen liittyviin kysymyksiin". Tietyn kirjeenvaihtajan nimi ilmoitetaan vain siinä tapauksessa, että asia sisältää vain hänen ja hänen nimensä.

tyyppisten nimikkeistöjen ominaisuuksia ja tarkoitusta

Tiettyihin paikkoihin liittyvät asiakirjat

Jos tällaisista toimista muodostuu tapauksia, asianomaisten hallinnollisten ja alueellisten yksiköiden nimet merkitään otsakkeissa. Tässä tulisi ottaa huomioon useita vivahteita:

Jos asiakirjojen sisältö koskeeuseita homogeenisia alueita, niiden nimet eivät ole luettelossa. Tässä tapauksessa niiden yleinen tyypillinen nimi on annettu. Sanamuoto voi olla seuraava: "Asiakirjat puolustusministeriön päälliköiden vuorovaikutuksen organisoinnissa terrorismin torjunnassa".
Jos sisältö kuuluu yhteen hallinnolliseen yksikköön, sen nimi on otsikossa.

lisäksi

Niiden otsakkeiden kohdissa, joissa asiakirjat ovat mukanasuunnittelu / raportointi, ilmoittakaa ajanjakso, jolle ne on laadittu. Tämä voi olla neljäsosa, vuosi, puoli vuotta. Yksittäisten asiakirjojen yhteenvetona käytettyjen tapausten otsikoissa viimeksi mainitun nimi on osoitettu monikossa. Esimerkiksi: "Tilaukset työntekijöiden kannustamiseksi organisaatiossa."

Volyymien luominen

Tapauksissa, joissa oletetaan tapauksen olevan(esimerkiksi huomattava määrä dokumentaatiota), ensin muotoillaan yleinen otsikko ja sitten (tarvittaessa) otsikko sen osiin. Jälkimmäinen suorittaa selventävän tehtävän. Esimerkiksi: "Huoltovihannekset vuodelle 2015", "Volyymi 1. Huoltotiedot vuoden 2015 ensimmäiselle puoliskolle". Asiakirjojen muodostamisen ja toteutuksen aikana otsakkeita voidaan hienosäätää. Samanaikaisesti on kiellettyä sisällyttää niihin virtaviivaiset, epäspesifiset formulaatiot. Erityisesti sellaisten sanojen käyttö, kuten "sekalaiset", "yleinen kirjeenvaihto" ja niin edelleen, eivät ole sallittuja. On suositeltavaa välttää monimutkaisia käännöksiä ja johdantosanoja.

nimikkeistön tyypit ja niiden rekisteröinti

virtaviivaistaminen

Se voidaan tehdä kahdella tavalla:

Nimenomaan koko prosessissaorganisaatiot listan kärjessä tekevät otsikoita tapauksista, joissa on mukana organisatorisia ja hallinnollisia toimia. Lisäksi niiden merkityksen vähentämisen järjestyksessä ilmoitetaan muiden luokkien nimet (sopimus, suunnittelu ja raportointi jne.). Tapausten yhdistäminen osien rakenteessa samoin kuin nimien nimeäminen viimeksi mainitulle suoritetaan ottaen huomioon niiden sisäisten toimien erityinen ja toiminnallinen keskinäinen yhteys.
Kun muodostetaan yhdistetty nimiluetteloosiot ovat itse luokiteltujen yksiköiden nimet niiden luokittelujärjestelmien perusteella, joista se on koottu. Nimet ovat henkilöstön mukaan.

termien

Esiasetuskaudet vaaditaanjotta varmistetaan niiden vaatimustenmukaisuuden säännöllinen valvonta ja varastointivaatimusten ajoissa tapahtuva mukauttaminen. Esimerkiksi termi voi muuttua tilapäisestä pysyvään, jos siihen on syytä. Kausien määrittely toteutetaan yrityksen prosessissa luotujen asiakirjojen (osastoittain) luetteloiden mukaisesti. Jos tällaista luetteloa ei ole, käytetään likimääräistä / tyypillistä nimikkeistöä. Varastojen määrittäminen voidaan tehdä myös liittovaltion arkiston valtuutettujen elinten kanssa.

Indeksien määrittäminen

Se suoritetaan nopeasti ja virheettömästitapausten tunnistaminen sekä niihin sisältyvät asiakirjat. Indeksi on arabialaisin numeroin tehty symboli. Se voi sisältää yksikkökoodin lisäämällä asianomaisen tapauksen sarjanumeron (yhdysviitteen kautta). Esimerkiksi tilintarkastusosastolle annetaan koodi 05. Vuosikertomus toimii osana avaavan asiakirjan. Näin ollen tämän säädöksen sisältävä tapaus annetaan indeksiin 05-01 osana konsolidoitua luetteloa.

</ p>>